Una vez que los candidatos completan un proceso de selección de manera exitosa, se presenta un nuevo reto para los equipos de rrhh de las empresas: el proceso de onboarding de nuevos empleados.

In today's digital era, designing an onboarding program for new hires can make a significant difference in an employee's productivity and performance. More importantly, its impact is reflected in their well-being, which is closely linked to your team's talent retention rate.

A continuación, te contamos los puntos más importantes sobre el proceso de onboarding, el uso de plataformas inmersivas en recursos humanos y ejemplos.

Qué es el proceso de onboarding

El proceso de onboarding es la bienvenida diseñada de manera estratégica que una empresa realiza cuando un nuevo miembro se une a su organización. Este proceso es mucho más que una simple bienvenida con una caja con una libreta, una taza y un bolígrafo corporativo. Este camino asegura que los nuevos talentos incorporados a tu empresa cuentan con las herramientas, conocimientos y conexiones necesarias para desempeñar su labor y desarrollar sus habilidades blandas.

An onboarding program is crucial not only for the employee's success but also for their personal and professional satisfaction, and thereby, to ensure their commitment to the company's mission.

En qué consiste el proceso de onboarding

When designing the onboarding program, it's essential to understand that it begins before the first day of work and extends over several weeks or even months.

El proceso de onboarding sirve para asegurar una transición suave hacia un nuevo puesto, ya sea porque esta persona se ha cambiado de empresa o se ha incorporado por primera vez al mundo laboral.

Broadly speaking, this welcoming process for new employees is about facilitating the new talent's integration within the company; from imparting its values, global tasks, and practices, to introducing them to other team members.

Fases del proceso de onboarding

Comprender las características del proceso de onboarding y las etapas del proceso de onboarding es crucial para diseñar un plan de onboarding efectivo que respalde tanto a la empresa como al empleado.

• Pre-onboarding: Se centra en la preparación administrativa y la bienvenida inicial; desde la firma de documentos, la configuración de herramientas digitales como el correo electrónico corporativo y el acceso a sistemas necesarios.

• Orientación: Aquí encontramos el primer contacto formal del empleado con la empresa, y puede ser de manera presencial o remota, dependiendo del puesto en cuestión. Esta etapa se centra en la presentación de procedimientos y funcionamiento general dentro de la organización.

• Capacitación y desarrollo : Tras la etapa de Orientación, pasamos a una fase de capacitación específica para el rol del nuevo miembro del equipo. Esta etapa es crucial para desarrollas las habilidades necesarias para el puesto, conocer los proyectos y al resto de miembros del equipo.

• Integración : La integración es la fase donde el nuevo empleado empieza a aportar valor dentro de cada proyecto y equipo tras ponerse al día en su fase de capacitación. Es muy recomendable asignar a una persona a modo de mentor durante esta fase, para que actúe de facilitador y orientador.

• Evaluación y Feedback : Y por último, nos encontramos en una fase que desafortunadamente pasa por alto. Esta fase se centra en dos puntos: recibir feedback por parte del nuevo empleado y que este nuevo miembro reciba orientación sobre su evolución dentro del nuevo puesto.

Beneficios del proceso de onboarding

Los beneficios de tener un plan de onboarding van más allá de crear una experiencia satisfactoria para los nuevos empleados a la hora de incorporarse. Hay 10 beneficios principales que destacan de tener un correcto plan de onboarding:

• Claridad en expectativas y objetivos

• Fomentar una cultura empresarial positiva

• Desarrollo de relaciones fuertes

• Mejora la retención de talento dentro de tu empresa

• Atracción de talento

• Reducción de estrés y ansiedad

• Construcción de un sentido de pertenencia

• Incremento en la satisfacción laboral

• Eficiencia operativa mejorada

• Fomento de la diversidad e inclusión en el mundo laboral

Objetivos del proceso de onboarding

The objectives of an onboarding plan can vary greatly, whether by industry, company type or size, the position in question, or even if it's a hybrid, remote, or in-person job.

Es importante que todos los objetivos que se marquen sigan el principio de objetivos SMART: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporalmente definido . Algunos ejemplos son:

• Asegurar que cada nuevo empleado comprenda su rol y responsabilidades para el final de su primera semana, mediante sesiones de orientación y reuniones individuales con sus supervisores directos.

• Desarrollar competencias básicas en herramientas y sistemas específicos de la empresa, logrando que el 100% de los nuevos empleados alcance un nivel de competencia básica para el final de su primer mes.

• Reducir el tiempo hasta la productividad plena de los nuevos empleados a tres meses, proporcionando un plan de capacitación estructurado y seguimiento regular del progreso.

• Fomentar una conexión significativa entre los nuevos empleados y la cultura de la empresa, organizando al menos tres eventos de integración cultural en los primeros 90 días, para promover la pertenencia y el compromiso. Por ejemplo, eventos virtuales o actividades de team building.

Peligros de descuidar el proceso de onboarding

El descuido del proceso de onboarding puede tener consecuencias negativas tanto para el empleado como para la empresa. Entre los peligros más significativos se encuentran:

• Insatisfacción y Desmotivación : La ausencia de un proceso de onboarding cuidadoso puede llevar a los empleados a cuestionar su decisión de unirse a la empresa, afectando negativamente su motivación y satisfacción laboral.

• Alta Rotación de Personal : Una de las consecuencias más directas es el aumento de la rotación, lo que conlleva costes elevados en términos de reclutamiento, selección y formación de reemplazos.

• Impacto en la Satisfacción del Cliente : La eficacia y satisfacción del empleado están directamente relacionadas con la calidad del servicio al cliente. Un personal mal integrado puede comprometer la experiencia del cliente.

Los costes de descuidar el proceso de onboarding son sustanciales. Según estudios del sector, el costo de reemplazar a un empleado puede oscilar entre el 50% y el 200% de su salario anual, dependiendo del nivel del puesto. Esto incluye costes directos como reclutamiento, selección y formación, así como costes indirectos relacionados con la pérdida de productividad y el impacto en la moral del equipo.

In summary, an effective onboarding process is a critical investment in a company's human capital, with far-reaching impacts on productivity, retention, and corporate culture. Ignoring its importance can have costly and long-lasting consequences for the organization and its employees.

Herramientas de onboarding para empresas

Hoy en día contamos con muchas herramientas de trabajo para equipos de trabajo, desde herramientas digitales como espacios virtuales de trabajo.

A continuación, te dejamos una lista de las herramientas más populares para procesos de selección y de onboarding de nuevos empleados:

• SesameHR : es una herramienta enfocada a los departamentos de RRHH donde poder gestionar y organizar a tu equipo, asi como, diseñar planes de onboarding personalziado a través de guias, tareas comentarios y acompañamiento digital.

• FactorialHR: es una herramienta integrada, que ofrece diferentes herramientas para diseñar un plan de acogida de empleados.

Pero fuera de estas plataformas digitales, existen otras soluciones que se acercan a una experiencia gamificada que resulta de muy útil para aquellas empresas con una cultura empresarial moderna que desea atraer nuevo talento que se encuentra en las generaciones más recientes como los Z.

Esta soluciones son conocidas como espacios virtuales de trabajo que se pueden adaptar y personalizar para diseñar una experiencia inolvidable en los procesos de onboarding.

Espacios virtuales como plataforma de onboarding para recursos humanos

Crear un proceso de onboarding es una tarea muy importante para todas las empresas, sobretodo para aquellas que cuentan con equipos de trabajo distribuidos en todo el mundo.

Utilizar herramientas de espacios virtuales como herramienta de onboarding, ya sea para nuevos miembros que se incorporan para trabajar en remoto o de manera presencial, es una evolución natural e innovadora dentro de los procesos de los departamentos de recursos humanos.

Por ejemplo, en Spacecreator, ya puedes crear una oficina virtual de trabajo para tu equipo, personalizarla, contar con salas de reuniones virtuales, salas de conferencias virtuales y hacer uso de herramientas colaborativas en remoto como pizarras interactivas.

El uso de los espacios virtuales como herramienta representa un cambio de paradigma y un avance en cómo las empresas abortan la integración de las nuevas generaciones en sus equipos de trabajo. Gracias a la tecnología de Spacecreator como herramienta de espacios virtuales, podemos gamificar proceso de selección en remoto, crear actividades de team building y fomentar una cultura empresarial inclusiva.

Caso de uso: Proceso de onboarding en espacios virtuales

Esta es la historia de cómo el departamento de recursos humanos de la farmacéutica Janssen utiliza Spacecreator para llevar a cabo sus procesos de onboarding y formación a nuevos empleados.