Normally, when we hear or read the concept of “virtual office”, it seems complex or only meant for large technology companies. However, more and more companies are adopting a remote work culture by incorporating work tools that facilitate communication and collaboration among employees.”

Today, we want to explain a very simple way in which you can create your own professional virtual office and how it can help you have a much more motivated and engaged team with your company’s mission.

¿Que es una oficina virtual? ¿Es lo mismo que el metaverso?

Unlike what we explained in another post (“Virtual Workspace”), a virtual office is a complement to a physical workspace but digitized. For companies that, for example, have a corporate culture where their employees work remotely in a hybrid or fully remote manner, the virtual office is a space they can access at any time.

Por otro lado, el término virtual está popularmente ligado con el concepto Metaverso, que básicamente se trata de un medio de comunicación a través de un espacio en 3D. La diferencia entre el Metaverso y una oficina virtual es el enfoque, la estrategia y el tipo de uso que una empresa le vaya a dar.

But if we had to choose a main element that differentiates them, a virtual office is private while a virtual space (Metaverse) is usually public. It’s like office keys and your website; only a few have access to the former while you want the latter to be known by as many people as possible.

Razones por las que deberías de tener una oficina virtual para tu empresa.

Si bien ya comentamos cuáles eran los beneficios de un espacio virtual, en este apartado hablaremos de los beneficios específicos de tener una oficina virtual de trabajo para tu empresa.

Ahorro de recursos

Cuando hablamos de recursos, pueden ser tanto de suministros, bienes físicos y el propio tiempo. Poder conectarte con tu equipo desde tu casa, un co-working o cualquier parte del mundo, sin estar obligado a desplazarte o disponer de un espacio físico amplio para juntarte con tu equipo supone un ahorro en los costes empresariales alto.

Aunque no todo siempre debe verse por la parte económica. El objetivo de herramientas como Spacecreator, por ejemplo, no es solo satisfacer la necesidad de reunirte y trabajar, sino también en ofrecer una experiencia que fortalezca la relación entre compañeros de trabajo, que mejore su comunicación y que les permita conectar de la misma manera como si estuvieran en un espacio físico.

Proceso de selección y contratación de nuevos empleados

Flexibilidad de expansión

Uno de los beneficios más comunes en el teletrabajo es la flexibilidad para los empleados. Pocas son las veces que se habla de la flexibilidad que tienen las empresas que cuentan con una oficina virtual a la hora de expandirse; poder llegar a otros países y mercados. Una oficina virtual permite a una empresa en expansión y crecimiento, poder reunir a todo su equipo, ya sea para sesiones de onboarding o actividades de team building, en un mismo espacio virtual a un coste muy bajo. Por ejemplo, Spacecreator cuenta con la posibilidad de alojar a 200 usuarios simultáneos que se pueden comunicar por chat, video y voz.

Inclusión y diversidad

Following the previous point, when a company decides to expand, especially in other countries, it’s important to consider reducing cultural barriers and minimizing friction for new employees through accessible and effective tools.

Con Spacecreator puedes crear diferentes oficinas virtuales o destinar en un mismo espacio, salas específicas para objetivos concretos. Por ejemplo, puedes personalizar el contenidos de las salas por idioma, para que los equipos convivan bajo un mismo especio pero segmentados por idioma. Además, puedes acompañar las sesiones de trabajo internacionales con actividades gamificadas para mejorar la comunicación y relación entre empleados.

Medioambiente y sostenibilidad

The savings in commuting time for employees working remotely helps to reduce the carbon footprint generated by vehicles and public transportation. Additionally, companies that opt for a digital culture reduce the amount of paper and other office materials, which contributes to the conversation of the planet through waste reduction.

Cuánto cuesta crear una oficina virtual de trabajo

There are different tools with different features that allow you to create your virtual work office. Before deciding on one option or another, you should think about your organization’s needs and those of your team.

Por ejemplo, Spacecreator cuenta con diferentes herramientas de trabajo que facilitan y mejoran el trabajo colaborativo y la comunicación:

• Chat escrito público y privado.

• Videollamadas individuales y grupales.

• Áreas de voz grupales

• Salas de reuniones virtuales.

• Compartir pantalla.

• Pizarras interactivas

In addition, the cost of space varies depending on the size of your equipment. You can enjoy a free license for up to 5 people and have all the professional functionalities for up to 200 people for 15€/month per person.

In case your company needs more than 200 users, you can increase the number of people contacted simultaneously by contacting us directly.